E-Rechnungen mit Lexware Office
# Effizient, sicher und zukunftsfähig!
Bereit für E-Rechnungen mit Lexware Office?
Knappes Zeitbudget, strenge finanzielle Vorgaben und Fachkräftemangel – damit schlagen sich die meisten Unternehmen aktuell rum. Nebenbei muss alles für die Empfangspflicht der elektronischen Rechnung ab 01.01.2025 vorbereitet werden. Auch wenn der Schritt zur Digitalisierung herausfordernd ist, liegt genau hier Deine Chance Prozesse zu automatisieren und Fehler zu vermeiden – Zeit- und Kostenersparnis durch mehr Effizienz! Lexware Office kann Dein Schlüssel zu einer digitalen und effizienten Buchhaltung sein!
Themenüberblick
- Was musst Du über E-Rechnung wissen?
- Gibt es Ausnahmen zur Pflicht der E-Rechnung?
- Was sind typischen Fehler?
- Welche Vorteile bietet Lexware Office?
- Was musst Du in Lexware Office einstellen?
- Was ändert sich beim Hochladen der Belege?
- Was muss ich beim Erfassen der Belege beachten?
- Was musst Du beim Schreiben einer E-Rechnung beachten?
- Fazit – Blick in die Zukunft
- FAQ – das wichtigste im Kurzüberblick
Was musst Du über E-Rechnung wissen?
Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) schrittweise für den B2B-Bereich eingeführt. Der erste Schritt ist die Empfangspflicht ab 01.01.2025. Du bist dazu verpflichtet den Erhalt und die Verarbeitung von E-Rechnungen in einem strukturierten Format zu gewährleisten. Genauere Infos zu den einzelnen Schritten der Einführung, findest Du in unserem Blog E-Rechnungspflicht ab 2025.
Weitere Infos zu den etablierten Rechnungsformaten in Deutschland, erfährst Du in diesem Blog ZUGFeRD vs. XRechnung.
Gibt es Ausnahmen zur Pflicht der E-Rechnung?
Ab 01.Januar 2025 müssen alle Unternehmen sicherstellen, dass der Empfang, die Verarbeitung und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen gewährleistet ist!
Mit der Zustimmung des Rechnungsempfängers, dürfen Rechnungsaussteller inländische B2B-Umsätze wie bisher versendet werden (z.B. Papierrechnung, PDF usw.). Diese Vereinbarung ist nur bis Ende 2026 zulässig.
Was sind typischen Fehler?
Unvollständige und fehlerhafte Umstellung
Manuell angepasste Prozesse: Fehlerhafte und unvollständige Rechnungen führen oft zu Verzögerungen. Zahlungen gehen erst später ein, weil Deine Kunden die fehlerhafte Datei nicht rechtzeitig bearbeiten können – dies kann direkte Auswirkungen auf Deine Liquidität haben.
Fehlende Validierung
Technische Gültigkeit: Das Dokument muss geprüft werden, ob das Format und die Struktur den vorgegebenen Spezifikationen entsprechen (z. B. XML-Schema).
Auswertbarkeit: Die Inhalte des Dokuments müssen technisch auslesbar und interpretierbar sein, dass muss sichergestellt sein. Sonst können Buchhaltungsprogramme (z. B. Lexware Office) die Dateien nicht korrekt verarbeiten.
Erst ab Version ZUGFeRD 2.0 bzw. XRechnung 3.0.1 ist eine Prüfung auf technische Gültig- und Auswertbarkeit des Dokuments möglich. Ältere oder fehlerhafte Dateien werden beim Upload von Lexware Office erkannt und vom System als „sonstige Rechnungen“ markiert - dies ist dann keine gültige E-Rechnung.
Mangelhafte Vorbereitung
Wichtige Schritte übersehen: Prüfung der gesetzlichen Vorgaben, Systemkompatibilität, Teamschulungen oder die interne Prozessanpassung – können in der Eile schnell untergehen. Dies kann zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen.
Welche Vorteile bietet Lexware Office?
- Automatische Validierung
- Gesetzeskonforme Formate
- Plausibilitätsprüfungen
- Korrekte Steuerberechnung
- Zuverlässige Updates
- Automatisierte Prozesse
- Integrierte Archivierung
Lexware Office ist ein intuitives, cloudbasiertes Buchhaltungstool, mit dem Du die Umstellung auf E-Rechnung schnell und unkompliziert automatisieren kannst und somit Fehler von Anfang an vermeidest. Sobald Du die notwendigen Einstellungen vorgenommen hast, werden Deine E-Rechnungen fortan fehlerfrei erstellt. Alle Funktionen und Prozesse entsprechen den neusten Standard, dafür sorgen regelmäßige Updates – Du arbeitest stets gesetzeskonform!
Was musst Du in Lexware Office einstellen?
- öffne Lexware Office
- gehe in Deinem Dashboard auf Einstellungen
- wähle E-Rechnung aus
- aktiviere die Funktion E-Rechnung
Nun bist Du startklar – ab jetzt kannst Du gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen.
Was ändert sich beim Hochladen der Belege?
Hier ändert sich kaum etwas, Du lädst wie gewohnt die Belege in Lexware Office hoch. Allerdings solltest Du überprüfen, ob in den Belegdetails Deiner hochgeladenen Belege die E-Rechnungskennzeichnung vorhanden ist. Sollte eine E-Rechnung fehlerhaft oder technisch veraltet sein, speichert das System von Lexware Office es als „sonstige Rechnungen“ – Achtung: dies ist dann keine gültige E-Rechnung.
Was muss ich beim Erfassen der Belege beachten?
Im Menu unter „zu prüfen“ findest Du jetzt Deine hochgeladenen Belege und kannst diese in der Maske „Beleg erfassen“ öffnen. Auf dem 1. Blick erkennst Du, ob es sich um eine gültige E-Rechnung handelt.
Was musst Du beim Schreiben einer E-Rechnung beachten?
Sollten Dir noch benötigte Daten fehlen – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, E-Mail oder Steuersätze – wird Dir dies in der Rechnungsvorschau angezeigt und Du kannst die fehlenden Angaben Schritt-für-Schritt ergänzen. Jetzt steht dem Schreiben Deiner E-Rechnungen nichts mehr im Weg.
Wenn am Ende Deine Vorschau so aussieht, hast Du alles richtig eingestellt und schreibst ab sofort E-Rechnungen.
Fazit – Blick in die Zukunft
In Zeiten von Digitalisierung, künstlicher Intelligenz und Blockchain, darfst Du nie zum Stillstand kommen. Wer sich mit den Möglichkeiten von neuen Technologien früh genug auseinandersetzt, verschafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Vielleicht wird in naher Zukunft das digitale Büro nicht nur Standard, sondern zur Pflicht.
Du kannst Dich heute schon optimal auf die Zukunft vorbereiten > Lexware Office ist Dein Start auf dem neusten Stand zu sein!
Liebe Grüße
Euer SPIO Office-Team
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Vordefinierte Vorlagen und automatisierte Prozesse ermöglichen Dir E-Rechnungen schnell und fehlerfrei zu erstellen.
Regelmäßige Updates ermöglichen die Gewährleistung der aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Du arbeitest stets rechtskonform.
Die Bedienoberfläche ist intuitiv und macht es einfach sich in Lexware Office zurecht zu finden. Du musst kein IT-Spezialist sein – komplexe Aufgaben werden automatisiert übernommen.
Automatische Validierung, Plausibilitätsprüfung und einfache Anleitungen ermöglichen Dir das Umgehen von typischen Fehlern wie unvollständige Daten, veraltetes System oder falsche Steuersätze.
HINWEIS: Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Die Informationen wurden sorgfältig recherchiert und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Dieser Beitrag wurde unabhängig erstellt und enthält keine bezahlte Kooperation mit Lexware. Die genannten Funktionen basieren auf eigenen Erfahrungen mit dem Tool. Buchhaltung: Unsere Leistungen umfassen ausschließlich die Verbuchung lfd. Geschäftsvorfälle gem. § 6 Nr. 3 + 4 StBerG. Wir bieten ausdrücklich weder Rechts- noch Steuerberatung an.