Ständig wiederkehrende Aufgaben rauben Dir Deine Nerven und Zeitressourcen, Du rennst von einem unproduktiven Meeting zum nächsten und niemand hat so richtig den Überblick, Wer für Was zuständig ist – Aufgaben werden unter den Mitarbeitenden hin und her geschoben und landen am Ende doch auf Deinem wachsenden Berg unerledigter To-dos? 

So geht es vielen Unternehmern – Dauerstress, Papierdschungel & Zeitverlust!

Mit unseren 10 praktischen, aber wirkungsvollen Tipps, kannst Du bald wieder aufatmen und Dir auch Pausen gönnen!

10 Lösungen – Unternehmensproduktivität erfolgreich steigern

Digitalisiere klug – aber richtig

Beseitige Papierchaos und freunde Dich mit dem Thema Digitalisierung an!
Aufgaben werden mündlich verteilt – und am Ende kennt niemand einen aktuellen Stand, Wer woran arbeitet und was bereits erledigt wurde? Manchmal flutscht auch die ein oder andere Aufgabe durch und gerät in Vergessenheit? Dann empfehlen wir ein Aufgabenmanagement wie z.B. Trello oder Asana. Damit können alle Tätigkeiten organisiert und strukturiert werden, jeder behält durchgehend den Überblick über den Arbeits- und Projektalltag im Unternehmen.

Falls Du nach einem Dokumentenmanagementsystem suchst, können wir Centerdevice empfehlen. Einfache Freigabe von sensiblen Dokumenten an Kunden, immer die aktuelle Version eines Dokuments griffbereit – ohne langes Suchen und das ganze DSGVO-konform auf deutschem Server!

Verwende digitale Tools, um Deine Arbeit effizienter zu gestalten – Du musst diese richtig einsetzen, dann sind sie ein absoluter Mehrwert und schaffen Ordnung. Du brauchst auch nicht viele, sondern effektive Tools!

Standardisiere Prozesse

Spare täglich 1 Stunde Zeit, indem Du klare Prozesse und Routinen einführst – To-Do-Listen, Standard-Workflows und „Inbox Zero“ helfen Dir dabei.

Wer als Erster die E-Mail eines potenziellen Neukunden liest, bearbeitet diese – doch was passiert, wenn sie gelesen wurde und durch ein Telefonat oder anderen dringenden Aufgaben in Vergessenheit gerät? Definiere Workflows, lege Abläufe und Schritte fest, die es zu beachten gibt.

In diesem Beispiel könnte der Workflow so aussehen:

1. Wer ist für Anfragen zuständig – das gesamte Team oder ein spezieller Mitarbeiter?
2. Sobald eine E-Mail von einem Neukunden geöffnet wird, muss dieser im System eingetragen werden.
3. Innerhalb einer festgelegten Zeit muss eine Antwort erfolgen.
4. Bei komplexen Anfragen oder fehlenden Informationen zu speziellen Themen wird eine Fachperson hinzugezogen.
5. Wer übernimmt die Nachverfolgung, um die Bearbeitung und Kundenzufriedenheit sicherzustellen?

Kennst Du die „Inbox Zero“-Methode?

Dein E-Mail-Posteingang ist auch regelmäßig überfüllt und Du verlierst schnell den Überblick?
Ziel dieser Methode ist es, dass die E-Mails im Posteingang nicht mehrfach geöffnet und gelesen werden, bevor sie endlich erledigt werden. Stattdessen sollte im Idealfall über den weiteren Verlauf jeder E-Mail direkt beim ersten Öffnen entschieden werden, wenn sie nicht direkt abgearbeitet wird. Somit reduzierst Du den Posteingang auf null unbearbeitete E-Mails. Du musst natürlich nicht sofort auf jede E-Mail antworten, Ziel ist es keine „darum kümmre ich mich später“ E-Mails herumliegen zu lassen.

Entscheide sofort und nutze folgende Optionen:

Löschen/Archivieren: Werbung | Spam | unwichtige Newsletter | beantwortete E-Mails

• unwichtige E-Mails sofort löschen und erledigte archivieren

Beantworten: Wenn es weniger als 2 Minuten dauert zu antworten, erledige es direkt

• danach ab in den Papierkorb oder ins Archiv, falls später benötige Informationen enthalten sind

Delegieren: Du musst nicht alles allein erledigen, z.B. um den Catering-Vergleich kann sich jemand anderes kümmern

• ab in den Ordner „weitergeleitet“ und warten auf die Rückmeldung

Verschieben/ Ablegen: Terminiere Aufgaben die zeitintensiver sind oder lege E-Mails die interessant, aber nicht wichtig sind klug ab

• wissenswerte E-Mails in „Newsletter“ und Terminierte zu erledigende E-Mails in „To-do | Terminiert“

Dies dient nur als Beispiel, jedes Unternehmen sollte sich seine eigene sinnvolle Struktur erarbeiten, einige legen verschiedene Projekte an oder bei einem Postfach mit Zugriff von mehreren Personen, wird die Ordnerstruktur in einzelne Arbeitsschritte aufgeteilt – so behält jeder ein Überblick und weiß genau was noch zu tun ist.

Automatisiere wiederkehrende Aufgaben

Dein Workflow wird täglich durch simple wiederholende Aufgaben ausgebremst? Dadurch verlierst Du wertvolle Zeit!

Du schreibst sehr oft E-Mails mit ähnlichen Inhalten? Nutze vorgefertigte Vorlagen mit Textbausteinen, diese können auch eine große Hilfe bei der Erstellung von Rechnungen oder Angeboten sein. Nutze Automatisierungstools zur Optimierung Deines Online-Workflows, dazu brauchst Du auch keine Programmierkenntnisse. In Bereichen wie Social-Media, E-Mail und Projektmanagement können zeitsparende Automatisierungen eingerichtet und miteinander verknüpft werden – ohne immer wieder manuell Arbeitszeit investieren zu müssen.

Auch Automatisierungen in der Buchhaltung, sparen nicht nur Zeit, es werden auch Fehler und Stress vermieden! Von der automatischen Kategorisierung der Belege über automatisierten Bank- und Zahlungsabgleichen bis hin zu der Umsatzsteuervoranmeldung ohne manuellen Aufwand!

Tools wie zum Beispiel Lexware Office oder Sevdesk ermöglichen die automatische Rechnungserstellung und bei wiederkehrenden Rechnungen für Abos oder ähnliches, können diese auch automatisch versendet werden.

Nutze „Batching“

Erst checkst Du die E-Mails, dann schreibst Du zwei Rechnungen, machst telefonisch ein Termin mit dem Neukunden, weiter geht’s mit der nächsten Rechnung… Du springst von einer Aufgabe zur nächsten, verlierst dadurch allerdings viel Zeit! Bündel gleichartige Aufgaben und arbeite diese dann in einem Rutsch ab – nutze die Batching-Technik. Verteile das Schreiben von Rechnungen nicht über den Tag, lege einen festen Tag pro Woche fest und bearbeite diese dann nur einmal pro Woche.

Hast Du die Benachrichtigung für E-Mails eingestellt und sobald eine neue E-Mail ankommt, öffnet sich das Pop-up-Fenster?

Lass Dich nicht unnötig aus Deinem Denk- und Arbeitsprozess herausreißen. Schau nur in Dein E-Mail-Postfach, wenn Du gerade wirklich Zeit hast Dich darum zu kümmern. Es ist sinnvoller, wenn Du Dir dafür Zeiten festlegst, z.B. nur 2x am Tag – 8 Uhr & 16 Uhr E-Mails checken – statt 10x am Tag. Auch Telefonanrufe sammeln und nacheinander erledigen spart Dir Zeit.

Strukturiere Meetings

Kommst Du auch manchmal aus einem Meeting und denkst „War das jetzt produktiv und zielführend?“ – nachdem ihr 1,5 Stunden über sämtliche Themen gesprochen habt? Lange Diskussionen ohne Ergebnis sind absolute Zeitfresser – jedes Meeting braucht eine klare Struktur und Zeitbegrenzung.

So wird das nächste Meeting effizienter:

• begrenze die Teilnehmeranzahl
• erstelle eine klare Agenda mit Zielen
• setze Zeitbegrenzungen für die einzelnen Tagesordnungen
• etabliere feste Meeting-Routinen,
  • z.B. kurze Daily-Stand-ups, um den aktuellen Status abzugleichen (max. 15 Min.)
• Protokollführung mit den anstehenden Aufgaben, damit jeder nochmal nachlesen kann, Wer für Was zuständig ist

Wende die 2-Minuten-Regel an

Nicht jede noch so kleine Aufgabe muss auf die To-Do-Liste geschrieben werden – es heißt ja nicht umsonst „was Du heute kannst besorgen, verschiebe nicht auf morgen!“. Eh Du planst eine kleine Aufgabe zu erledigen, hast Du sie wahrscheinlich schneller abgearbeitet. Um ein Gefühl dafür zu entwickeln, überlege vorab, ob die Aufgabe in 2-Minuten erledigt wäre – ja? Dann erledige diese direkt, ansonsten ab auf die To-Do-Liste. 

So simpel kann es sein, um sofort produktiver zu sein - und Du vermeidest es, dass Mini-Aufgaben Dich ständig blockieren. Eine gerade gelesene E-Mail, die in 5 Sätzen beantwortet ist oder schnell ein Dokument ablegen – solche Aufgaben sind in 2- Minuten erledigt und lassen Deine To-Do-Liste nicht unnötig wachsen.

Richte ein cleveres Ablagesystem ein

In 30 Minuten ist ein Kundenmeeting und Dir fehlt noch der vorbereitete Entwurf dafür – Du weißt nicht mehr in welchen Ordner er abgelegt wurde, nachdem er von der Fachabteilung fertig bearbeitet wurde? Chaos in Dateien- und Papierunterlagen ziehen lange Suchzeiten mit sich. Mit einer clever durchdachten Struktur in Deinem Ablagesystem, findest Du in Sekundenschnelle jedes Dokument.

Einheitliche Namen für Dateien

• „2025-02-16_Lieferant_RNr-_Artikelname“

Klare digitale Ordnerstruktur

• „Jahr > Kunde > Projekt“

Physische Ablage mit System

• „Dringend“ sind Dokumente, die sofort bearbeitet werden – z.B. Verträge mit Frist
• „Warten auf Antwort“ hier steht noch eine Rückmeldung aus
• „Archiv“ diese Papiere müssen langfristig aufbewahrt werden – z.B. Steuerunterlagen

Um es visuell abzuheben, könntest Du Farbcodierung nutzen – rot = dringend, gelb Warten auf Antwort und grün = Archiv. Miste regelmäßig die Ablagen aus, um Papierberge zu reduzieren und kombiniere es gleichzeitig mit der Digitalisierung von wichtigen Dokumenten – so sparst Du Zeit, Nerven und sorgst gleichzeitig für mehr Produktivität.

Delegiere Aufgaben

Am liebsten möchtest Du Dich um alles selbst kümmern, aber auch Dein Tag hat nur 24 Stunden und die möchtest Du sicher nicht komplett am Schreibtisch verbringen! 

Gib wiederkehrende und Dich ständig aus Deinem Workflow reißende Aufgaben an Deine Mitarbeiter oder externe Dienstleister ab, um effizient zu bleiben. Wenn Du Deine Erwartungen und Fristen klar kommunizierst, musst Du nicht jedes Projekt selbst abarbeiten und kontrollieren. Mit regelmäßigen Status-Updates behältst Du den Überblick und hast eine Menge Zeit gespart.

Kleines Team und Dauerklingeln am Telefon? VoiceOffice – nur die wichtigen Anrufe landen auf Deinem Tisch und Du wirst nicht ständig aus Deinem Arbeitsablauf durch nervige Werbeanrufe rausgeklingelt.

Gönne Dir Pausen

Montagmorgen – eine straffe Woche steht an? Gegessen wird nebenbei, die Rechnungen müssen raus – Pausen werden überbewertet!

Vorsicht, sonst hast Du mit Mitte 40 ein Burnout, wenn es überhaupt so lange gut geht. Produktiver wirst Du ohne Pausen auch nicht sein – Deine Konzentration sinkt und Du wirst langsamer!

Führe effektive Pausenstrategien ein – manchmal reichen schon 5 Minuten an der frischen Luft, um wieder vollkommen konzentriert an die Arbeit zu gehen. Lege aktive Pausen ein und integriere diese zu festen Zeitpunkten in Deinem Unternehmensalltag. Auch Meetings sollten nicht direkt hintereinander geplant werden, dazwischen braucht Körper und Geist eine kurze Erholung. Lass das Besprochene Revue passieren und gehe ins neue Meeting fokussiert und mit klaren Gedanken. 

Sehe Pausen nicht als Zeitverschwendung – sondern als Dein Turbo!

Mach Dein Büro zu einem „Wohlfühlort“

Wie sieht Dein Arbeitsumfeld aus? Schreibtisch vollgestapelt mit To-Dos & Akten – kleine Funzel auf dem Schreibtisch die gerade so Deine Tastatur ausleuchtet? Naja, Hauptsache sauber! Wusstest Du, dass ein durchdachtes Arbeitsumfeld Deine Konzentration, Kreativität und Wohlbefinden steigern kann?

Die Farbe Deiner Bürowände zum Beispiel:

• Blau fördert Deine Produktivität & Konzentration
• Grün wirkt beruhigend & stressreduzierend
• Gelb ist anregend & inspirierend

Tageslichtlampen simulieren natürliches Licht und reduzieren Müdigkeit – Du bist energiegeladener und hast bessere Laune! Auch Deine Augen werden geschont – Flimmerlicht kann Kopfschmerzen und müde Augen auslösen.

Ein besonders gesundes Büro kannst Du mit luftreinigen Pflanzen erhalten:

• Einblatt erhöht die Luftfeuchtigkeit und filtert Schadstoffe aus der Luft
• Bogenhanf produziert Sauerstoff
• Efeutute zieht Schadstoffe aus der Luft und ist sehr pflegeleicht
• Aloe Vera verbessert die Luftqualität und das Gel der Pflanze hilft bei Sonnenbrand, falls die Pause mal etwas länger war

Halte Ordnung auf Deinem Schreibtisch, so behältst Du den Fokus auf die aktuelle Aufgabe, ohne den Blick ständig auf die unerledigten Aufgaben zu haben.

Liebe Grüße

Euer SPIO Office-Team