Officemanagement

# organisiert Aufgaben, Prozesse und Menschen im Büro – zeitsparend und produktiv

Office Management & Buchhaltung*

Als Office Managerin sind wir Dein verlässlicher Partner für die vorbereitende Buchhaltung*, die Digitalisierung Deiner Posteingangs- und Geschäftsunterlagen oder die Pflege Deiner Social-Media Auftritte. Wir passen unser Outsourcing-Angebot als virtuelle Assistenz individuell an Deine Unternehmens- oder Projektanforderungen an und orientieren uns an Deinen Zielen.  Unsere Expertise erstreckt sich über eine Vielzahl von ERP-Systemen, CRM und Buchhaltungslösungen. Mit Tools wie Hubspot, Centralstationcrm, Lexware Office (ehem. Lexoffice), Buchhaltungsbutler, SevDesk, Papierkram, Datev Unternehmen Online & Rechnungswesen und vielen mehr sind wir bestens vertraut und setzen diese effizient für Deinen Erfolg ein.

Auf uns kannst Du Dich auch in Zeiten von Personalengpässen - sei es im Urlaubs-, Schwangerschafts- oder Krankheitsfall, verlassen. Unser digitaler Service steht Dir dauerhaft oder als “Backup” zur Verfügung.

 

digitales Office Management

Wir stellen einen reibungslosen Ablauf im Büro sicher und entlasten die Geschäftsführung in administrativen und kaufmännischen Belangen.

  • Büroleitung | Büroorganisation (branchenunabhängig)
  • Assistenzarbeiten für die Geschäftsleitung
  • persönliche & private Sekretariatsarbeiten
  • Telefon- & Postservice, inkl. eigener Festnetznummer
  • telefonische & persönliche Kundenbetreuung
  • Terminkoordination & Planung von Reisen | Events
  • Auftragssachbearbeitung | Protokollierungen
  • Vertragsabwicklungen & Verhandlungen
  • kaufmännischer Schriftverkehr & Tabellenkalkulation
  • Organisation des Mahnwesens
  • Erstellung von Dokumenten & Vorlagen
  • Korrespondenz mit Vertragspartnern & Behörden
  • Vorbereitung von Besprechungen
  • Internetrecherchen | Verkaufsunterstützung
  • Ab- und Wiedervorlage von Unterlagen

Buchhaltung*:

Was wir für dich tun können?

  • vorbereitende Buchhaltung
  • Kontieren & Verbuchen laufender Geschäftsvorfälle
  • Belege ordnen, sortieren & ablegen
  • Kontrolle der Belege auf Vollständigkeit
  • EDV-Datenerfassung
  • Tabellenkalkulationen
  • Fristenmanagement
  • Datenzusammenstellung
  • Debitoren- & Kreditorenmanagement
  • Zuarbeiten & Meldungen zum Lohn- und Steuerbüro
  • Angebots- & Rechnungsstellung
  • Zahlungsverkehrsmanagement
  • Organisation zum Ausgleich offener Posten
  • Schriftverkehr für das Mahnwesen
virtuelle Assistenz 
digitaler Support

Solltest Du auf der Suche nach digitalen Wegen, kreativen und individuellen Möglichkeiten sein, um Dein Projekt umzusetzen, wird unser Team Dich mit einzigartigen Outsourcing-Lösungen überraschen.

  • Digitalisierung des Postein- & Postausgangs  
  • Datenerfassung- & Datenpflege im Backoffice
  • Strukturierung & Erstellung digitales Ablagesystem
  • Recherche zu passenden Softwareanwendungen
  • Lexoffice Coaching
  • virtueller Support für Softwareanwendungen
  • CRM & DMS System Betreuung | Pflege
  • Support bei der Einführung neuer Softwaresysteme
  • Betreuung von E-Mail | Chat Kundensupport
  • Newsletter Betreuung, Erstellung von Leitfäden
  • Unterstützung bei Onlinemeetings, Moderation

 


FAQ

Kann ich, obwohl ihr digital arbeitet, trotzdem noch mit Papierdokumenten arbeiten?

Selbstverständlich, wir unterstützen und leiten die Ablagestruktur und das Ordnungssystem an, um Dir so den Übergang zu einem papierlosen Büro zu erleichtern. Du kannst uns auch Deine Papierbelegsammlung ungeordnet zukommen lassen und wir digitalisieren diese für Dich in Reih und Glied.

Muss ich 5 verschiedene Programme benutzen und studiert haben, um mit euch arbeiten zu können?

Nein, das ist ganz einfach, in der Regel können wir die meisten Prozesse mit ein bis zwei Anwendungen abbilden, diese sind intuitiv nutzbar und leicht verständlich, lesen, schreiben und eine Mailadresse reichen dafür vollkommen aus.
Wir wollen es ja einfacher und nicht komplizierter machen.

Kann ich auch selbst meine Buchhaltung weiterhin online erstellen und nur sporadisch von euch Unterstützung bei der Belegerfassung bekommen?

Na klar, wir finden für jeden Kunden immer die passende Zusammenarbeit.
Die Kontierungshilfe und der digitale Anwendungssupport gehören zu unseren Kernkompetenzen. Eine rechtliche und steuerliche Beratung bieten wir allerdings ausdrücklich nicht an, das darf und sollte wirklich nur ein Steuerberater oder Anwalt machen.

Ich habe doch schon ein Lohn- oder Steuerbüro, warum soll ich dann zusätzlich noch mit euch zusammenarbeiten?

In erster Linie, weil wir genau wissen, dass Du keine Lust auf diese Themen hast und Dich Dein Team an einer anderen Seite viel besser gebrauchen kann. Zusätzlich wissen wir genau, welche Unterlagen und Belege die Kollegen vom Steuerbüro benötigen.  Dadurch können wir die Informationen schneller von Dir einholen, oder einfach Deine Belege für Dich digital ordnen und strukturiert zur Weiterverarbeitung aufbereiten. So sparst Du nicht nur Zeit, sondern auch noch Geld. Und kannst Dich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Könnte ich auch den Zahlungsverkehr und die Reminder an meine offenen Posten an euch auslagern?

Keine Frage, dass gehört für uns zu dem normalen Arbeitsablauf dazu, dass wir Dich an Verbindlichkeiten erinnern und für Dich ein Auge auf die Zahlungseingänge Deiner Kunden haben.
Im Office- und Personalmanagement haben wir sowieso den „Rundum Blick“ und wuppen auch das für Dich.



Kontakt

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Telefon unter: +49 (0)30 - 22 90 88 620  oder eMail über unser Kontaktformular.

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